Een bedrijfsuitje plannen

Ben jij de gelukkige op kantoor die een bedrijfsuitje mag plannen? Leuk! Over geslaagde bedrijfsuitjes wordt nog jarenlang nagepraat, maar als het misgaat wordt dat ook zeker niet vergeten. Wij geven je tips voor het plannen van je bedrijfsuitje en geven jou een checklist, zodat jij niks en niemand vergeet!

Waarom een bedrijfsuitje?

Voordat jij een bedrijfsuitje gaat plannen, moet je een duidelijk doel voor ogen hebben. Ben je verantwoordelijk voor het plannen van het jaarlijkse uitje? Dan staat gezelligheid voorop! Je collega’s kennen elkaar goed en zijn al op elkaar ingespeeld. Dan is het vooral gezellig om elkaar ook eens buiten werktijd te ontmoeten.

Zijn er veel nieuwe collega’s bij gekomen? Of zijn er onderling problemen binnen bepaalde teams? Dan kan je het beste denken aan een teambuilding activiteit, zoals een kookworkshop. Een ontspannen sfeer is dan erg belangrijk, dus spelletjes of ongedwongen etentjes zijn dan een goede optie.

Is het de bedoeling dat er nieuwe ideeën komen over de toekomst van het bedrijf of de kick-off van een nieuw project? Dan moet je ervoor zorgen dat er een vergaderruimte beschikbaar is. Een goede lunch of een ontspannende activiteit zorgt ervoor dat je collega’s of werknemers fris blijven en al met al een leuke dag hebben. Het is hierbij wel belangrijk dat je de lat niet te hoog legt. Je mag best iets verwachten van je personeel of collega’s, maar een dag vol meetings, brainstormsessies en teambuildingactiviteiten wordt jou niet in dank afgenomen. Het moet natuurlijk wel leuk blijven.

Waar en wanneer en met wie?

Als je het doel van het bedrijfsuitje duidelijk voor ogen hebt, kan je beginnen met plannen. Dit zijn de eerste dingen die jij moet weten, voordat jij begint met het organiseren van je bedrijfsuitje.

Save the date!

Zodra de datum bekend is, is het belangrijk om iedereen daarvan op de hoogte te brengen. Er kunnen die dag geen klant afspraken, vergaderingen of andere zaken gepland worden. Als je collega’s nog allerlei afspraken om moeten zetten of collega’s niet aanwezig kunnen zijn, krijg je scheve gezichten. Zorg er dus voor dat iedereen die dag zijn agenda leeg houdt.

Waar gaat je bedrijfsuitje plaatsvinden?

Blijf je in de buurt tijdens je bedrijfsuitje? Ga je bijvoorbeeld naar het nabij gelegen bos of een ander recreatiegebied? Dan kan je gerust aan alle genodigden vragen om op een bepaald punt te verzamelen. Maar ga je naar de Veluwe voor allerlei activiteiten dan kan je dat niet zomaar vragen. Bovendien is het maar de vraag of iedereen dan op tijd komt.

Wie gaat er mee?

Ga je met de afdeling personeelszaken op pad, plan je een uitje voor de directie of ga je met het hele bedrijf op pad? Daarvoor moet je wel een compleet andere voorbereiding treffen. Met een klein team kan je aan het eind van de dag vast wel ergens eten. Maar ben je met meer dan 10 man, dan zul je toch echt iets moeten reserveren. Bestaat jouw bedrijf uit tientallen of honderden medewerkers, dan moet je echt een locatie afhuren en een cateraar zien te regelen. Ook voor je activiteiten en eventueel vervoer zul je het dan groots aan moeten pakken. In veel gevallen wil je bij een grote groep ook tijd vrij hebben om een klein beetje uit te kunnen lopen.

Vergeet ook niet te vragen of er mensen zijn in je team met speciale dieetwensen, allergieën, handicaps of blessures. Zo kan je altijd rekening houden met elk individu en blijft het het personeelsuitje voor iedereen even leuk!

Maak een draaiboek

Wil je geen collega’s die allerlei lastige vragen stellen over je uitje of wil je onduidelijkheid voorkomen? Dan kan je het beste zo snel mogelijk de informatie delen via mail. Geef daarbij de volgende dingen aan:

• Tijd van aanvang
• Punt van vertrek
• Locatie van het event
• Pauze mogelijkheden
• Lunchmenu
• Benodigdheden
• welke activiteiten

Geef ook altijd aan of er buitenactiviteiten zijn, zodat jouw collega’s zich daar op kunnen voorbereiden.

De bedrijfsuitje checklist

Nu je weet hoeveel mensen er meegaan en wat de bedoeling is kan je beginnen met het plannen van je bedrijfsuitje. Je kunt er voor kiezen om alles uit te besteden aan een event planner. Je hoeft dan alleen nog maar een budget af te spreken en je krijgt een kant-en-klaar pakket dat volledig voldoet aan jouw plannen, incl. activiteiten, lunch of diner en andere benodigdheden.

Ga je toch zelf aan de slag met het plannen van je bedrijfsuitje. Gebruik dan onze checklist.

1. Datum prikken: Zorg ervoor dat je verschillende data openhoudt, zodat je niet voor verassingen komt te staan als je collega’s niet beschikbaar zijn op die ene datum,.
2. Locatie uitzoeken: Je locatie is belangrijk. Voor vergaderen is een hotel of restaurant vaak voldoende, maar wil je er op uit dan moet je misschien iets anders uitzoeken.
3. Vervoer: Gaan er busjes rijden? Of regel je een taxi? Laat het je collega’s op tijd weten en communiceer waar zij moeten opstappen.
4. Koffie, Thee en lekkers: Wie zorgt er voor koffie en thee? Moet je dit zelf regelen of kan een cateraar dit verzorgen.
5. Teambuilding: Wil je werken aan teambuilding of bepaalde zaken bespreekbaar maken. Zorg dan voor een informele sfeer en spelletjes of activiteiten om een aangename sfeer te creëren. Soms moet jij het zelf allemaal regelen, maar er zijn ook professionals die je hierbij kunt inschakelen.
6. Vergaderlocatie: Ga je ook vergaderen tijdens je bedrijfsuitje? Dan moet je een goede ruimte hebben en misschien meerdere ruimtes voor al je personeel. Vergeet ook niet aan andere zaken te denken, zoals een laptop, beamer, flip-over, kladblokken, et cetera.
7. Activiteiten: Ga je wat actiefs doen? Of houd je het vooral gezellig? Stem dit altijd af op het aanwezige personeel. Jonge mensen houden van meer actie en avontuur. Heb je vooral oudere collega’s dan moet je misschien kiezen voor een rustigere activiteit, zoals bowlen. Zorg ervoor dat iedereen aan de activiteiten mee kan doen!
8. Lunch of diner: Moeten jouw collega’s hun eigen lunch regelen? Of wordt alles voor ze verzorgd. Als alle catering wordt uitbesteedt doe je er goed aan dit te communiceren met je collega’s. Wederom, houdt rekening met allergieën, dieetwensen, etc.
9. Tijdsplanning: Maak een duidelijke planning, zodat je tijdens je uitje ook de tijd in de gaten kunt houden. Het is niet zo gek dat een uitje uitloopt, maar als je lang vergadert of veel te laat thuiskomt, is de lol er snel van af.
10. Speech: Als iedereen verzameld is en de dag begint, kan je het beste een kort praatje houden. Je kunt snel de doelen van de dag benadrukken en de verschillende activiteiten aankondigen. Vergeet de dag ook niet af te sluiten en iedereen te bedanken voor zijn inzet.
11. Gezelligheid: Een bedrijfsuitje moet vooral gezellig zijn. Zorg daarom ook voor voldoende tijd om lekker te lunchen en te dineren. Na afloop kan je ook een borrelmomentje inplannen om de dag ontspannen af te sluiten.
12. Evaluatie: Dit wordt vaak vergeten, maar het is belangrijk om na te vragen wat je collega’s van de dag vonden. Was het een leuke, maar heftige dag? Dan waren de activiteiten misschien te heftig. Was het vooral saai, dan kan je het volgende bedrijfsuitje beter informeel houden.

Houd je rekening met de volgende stappen, dan loopt je bedrijfsuitje ongetwijfeld gesmeerd! Het enige waar je wel goed rekening mee moet houden is het budget. De meeste bedrijven vinden het niet zo erg als het budget overschreden wordt, maar het bedrag voor een groot personeelsuitje kan natuurlijk wel behoorlijk oplopen!